Privacy policy

Almennt

Kemi ehf.,[1] kt. 640194-2439, Tunguhálsi 10, 110 Reykjavík, er annt um friðhelgi einstaklinga og tekur persónuvernd mjög alvarlega. Fyrirtækið leggur mikla áherslu á að meðferð persónuupplýsinga sé ávallt í samræmi við gildandi persónuverndarlöggjöf.

[1] Hér eftir ,,Kemi ehf.“ eða ,,fyrirtækið“.

Í þessari persónuverndaryfirlýsingu má sjá hvaða persónuupplýsingum fyrirtækið safnar um einstaklinga og í hvaða tilgangi. Þá má hér finna upplýsingar um aðra viðtakendur upplýsinganna og hvað þær eru geymdar lengi. Auk þess má hér finna upplýsingar um á hvaða grundvelli fyrirtækið safnar persónuupplýsingum, hvaða réttinda einstaklingar njóta og fleiri mikilvægar upplýsingar sem tengjast lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 (hér eftir persónuverndarlög).

Hvernig vinnur Kemi ehf. persónuupplýsingar?

Hjá fyrirtækinu fer vinnsla persónuupplýsinga fram á lögmætum grundvelli og í samræmi við persónuverndarlög. Kemi ehf. gætir jafnframt að því að persónuupplýsingar séu ekki unnarfrekar á þann hátt að vinnslan sé ósamrýmanleg upprunalegum tilgangi vinnslunnar.  Kemi ehf. gætir að því að farið sé að eftirfarandi meginreglum:

  1. Að persónuupplýsingar séu unnar með sanngjörnum hætti.
  2. Að persónuupplýsingum sé einungis safnað í skýrum tilgangi.
  3. Að ekki sé safnað meiri persónuupplýsingum en nauðsynlegt er.
  4. Að persónuupplýsingar séu nákvæmar og uppfærðar þegar þörf krefur.
  5. Að persónuupplýsingar séu ekki geymdar lengur en þörf er á.
  6. Að gætt sé að öryggi persónuupplýsinga með viðeigandi varúðarráðstöfunum.

Sjálfvirk ákvarðanataka

Sjálfvirk ákvarðanataka er það ferli þegar tekin er ákvörðun með sjálfvirkum hætti án nokkurrar mannlegrar aðkomu. Slíkar ákvarðanir geta verið byggðar á persónusniðum, þ.e. þegar persónuupplýsingar eru notaðar til að meta ákveðna þætti er varða hagi einstaklings, einkum að greina eða spá fyrir um þætti er varða frammistöðu hans í starfi, fjárhagsstöðu, heilsu, o.fl. Dæmi um sjálfvirka ákvarðanatöku væri ef ákvörðun um lánveitingu í gegnum vefsíðu byggði eingöngu á lánshæfismati.

Ekki fer fram sjálfvirk ákvarðanataka við vinnslu persónuupplýsinga hjá fyrirtækinu.

Um hverja safnar fyrirtækið persónuupplýsingum?

Í starfsemi Kemi ehf. er nauðsynlegt að safna og vinna með persónuupplýsingar um mismunandi hópa einstaklinga. Þær persónuupplýsingar sem fyrirtækið hefur undir höndum geta verið um starfsmenn þess, viðsemjendur, viðskiptavini og aðra þriðju aðila sem nauðsynlegt er að eiga samskipti við.

Hvaða persónuupplýsingum safnar Kemi ehf.?

Kemi ehf. safnar ólíkum persónuupplýsingum um mismunandi hópa einstaklinga eftir því um hvaða starfsemi er að ræða. Undir öllum kringumstæðum leitast fyri við að safna einungis þeim persónuupplýsingum sem nauðsynlegar eru með hliðsjón af tilgangi vinnslunnar.

Í ákveðnum tilvikum þurfum að safna viðkvæmum persónuupplýsingum, svo sem upplýsingum um heilsufar og aðild að stéttarfélagi starfsmanna. Sérstök aðgát er höfð við meðferð slíkra upplýsinga.

Fyrirtækið safnar og vinnur með eftirfarandi flokka persónuupplýsinga um starfsmenn, leigutaka og birgja:

Tölvupóstssamskipti

Við notum m.a. tölvupóst til að eiga í samskiptum við umsækjendur, viðskiptavini og tengiliði birgja og söfnum í þeim tilgangi tengiliðaupplýsingum ásamt samskiptunum sjálfum.

Samningar

Í þeim tilgangi að gera samninga við viðskiptamenn og aðra, söfnum við grunnupplýsingum um þá.

Reikningagerð

Í þeim tilgangi að senda út reikninga og innheimta greiðslur, söfnum við grunnupplýsingum um viðskiptamenn ásamt reikningsupphæð.

Viðskiptamannaskrá

Í þeim tilgangi að halda skrá um núverandi og fyrrverandi viðskiptavini (birgja) okkar ásamt viðskiptasögu, söfnum við grunnupplýsingum um þá.

Í þeim tilvikum þar sem Kemi ehf. þarf að safna viðkvæmum persónuupplýsingum, s.s. sem upplýsingum um aðild starfsmanna að stéttarfélagi og um heilsufar starfsmanna er sérstök aðgát höfð við meðferð slíkra upplýsinga.

Tilgangur með söfnun persónuupplýsinga

Tilgangurinn með söfnun upplýsinganna er að:

  • Geta efnt samningsskyldu, til dæmis við starfsmenn.
  • Geta veitt ákveðna þjónustu, til dæmis við vegfarendur.
  • Gæta að lögmætum hagsmunum stofnunarinnar.
  • Gæta að lögmætum hagsmunum annarra.
  • Uppfylla lagaskyldu.

Lagagrundvöllur fyrir vinnslu persónuupplýsinga

Fyrirtækið safnar og vinnur persónuupplýsingar á eftirfarandi lagagrundvelli:

  • Til að uppfylla lagaskyldu.
  • Til að uppfylla samningsskyldu.
  • Á grundvelli samþykkis einstaklinga.
  • Við verkefni í þágu almannahagsmuna eða beitingu opinbers valds.
  • Til að unnt sé að stofna, hafa uppi eða verja réttarkröfu.

Hve lengi geymir Kemi ehf. persónuupplýsingar?

Persónuupplýsingar hjá Kemi ehf. eru geymdar í þann tíma sem nauðsynlegt er fyrir fyrirtækið að hafa þær undir höndum.

Frá hverjum safnar Kemi ehf. persónuupplýsingum?

Þá safnar fyrirtækið að meginstefnu til persónuupplýsingum beint frá þeim einstaklingum sem um ræðir en styðst einnig við opinberar skrár og upplýsingar frá öðurm stjórnvöldum í vinnslu sinni. Þegar og ef upplýsingum er safnað frá öðrum þriðju aðilum reynir fyrirtækið eftir fremsta megni að upplýsa viðkomandi um það.

Hvenær miðlar Kemi ehf. persónuupplýsingum til þriðju aðila og af hverju?

Kemi ehf. miðlar persónuupplýsingum til þriðju aðila sem eru ráðnir af fyrirtækinu til að vinna fyrir fram ákveðna vinnu, svo sem þjónustuveitendur, sem sjá um að geyma gögn meðal annars og verktakar. Í þeim tilfellum gerir fyrirtækið vinnslusamning við viðkomandi aðila. Slíkur samningur kveður meðal annars á um skyldu hans til að fylgja fyrirmælum fyrirtækisins um meðferð persónuupplýsinga og er honum óheimilt að nota þær í öðrum tilgangi. Jafnframt ber honum skylda til að tryggja öryggi upplýsinganna með viðeigandi hætti.

Flutningur persónuupplýsinga út fyrir Evrópska efnahagssvæðið

Kemi ehf. er kunnugt um að ströng skilyrði gilda um flutning persónuupplýsinga til ríkja sem staðsett eru utan Evrópska efnahagssvæðisins. Fyrirtækið gerir það ekki undir neinum kringumstæðum nema fullnægjandi heimild standi til þess samkvæmt lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018.

Öryggi upplýsinganna

Kemi ehf. leitast við að grípa til viðeigandi tæknilegra og skipulegra öryggisráðstafana til að tryggja öryggi persónuupplýsinga í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018. Felur það meðal annars í sér að aðeins þeir starfsmenn hafa aðgang að persónuupplýsingum sem þess þurfa starfs síns vegna.

Auk þess stuðlar fyrirtækið að aukinni vitundarvakningu hjá starfsmönnum með reglulegri þjálfun og fræðslu um hvernig gæta skal að öryggi persónuupplýsinga.

Réttindi einstaklinga

Hafi einstaklingar veitt samþykki fyrir vinnslu tiltekinna persónuupplýsinga eiga þeir rétt samkvæmt lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 að afturkalla samþykki sitt hvenær sem er. Sá réttur hefur þó ekki áhrif á lögmæti þeirrar vinnslu sem fram fór áður en samþykki var afturkallað. Þá njóta þeir einnig annarra réttinda, svo sem réttar til að vera upplýstir um vinnslu, réttar til aðgangs að gögnum, réttar til að fá rangar eða villandi upplýsingar leiðréttar, réttar til að persónuupplýsingum verði eytt, réttar til að hindra að unnið verði með persónuupplýsingar um þá og réttar til að flytja eigin upplýsingar. Hafa skal í huga að réttindi einstaklinga eru ekki alltaf fortakslaus og kunna að vera háð ýmsum skilyrðum.

Samskiptaupplýsingar Kemi ehf.

  • Nafn: Kemi ehf.
  • Heimilisfang: Tunguháls 10, 110 Reykjavík.
  • Netfang: kemi@kemi.is
  • Símanúmer: 415-4000.

Persónuverndarfulltrúi

Hafi einstaklingar frekari spurningar um persónuverndaryfirlýsingu þessa geta þeir ávallt haft samband við persónuverndarfulltrúann okkar. Þetta eru samskiptaupplýsingarnar hjá honum:

  • Nafn: Dattaca Labs Iceland ehf.
  • Heimilisfang: Kalkofnsvegur 2, 101 Reykjavík.
  • Netfang: dpo@dattacalabs.com
  • Símanúmer: 517 3444.

Réttur til að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd

Dragi einstaklingar í efa að Kemi ehf. meðhöndli persónuupplýsingar þeirra í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 hafa þeir rétt til að senda erindi til Persónuverndar (www.personuvernd.is).

Endurskoðun á þessari persónuverndaryfirlýsingu

Persónuverndaryfirlýsing þessi getur frá einum tíma til annars tekið breytingum í samræmi við breytingar á viðeigandi lögum og reglugerðum eða ef breytingar verða gerðar á því hvernig Kemi ehf. vinnur með persónuupplýsingar. Verði breytingar gerðar á persónuverndaryfirlýsingu þessari verður tilkynnt um slíkt á heimasíðu fyrirtækisins, www.kemi.is

Eftir að breytingar hafa verið gerðar á persónuverndaryfirlýsingu taka þær gildi þegar uppfærð útgáfa hefur verið birt.

Síðast uppfært í nóvember 2021